RĘKA NA PULSIE - CO NALEŻY REGULARNIE SPRAWDZAĆ W BUDYNKU?

Każda nieruchomość wymaga okresowych kontroli, nadzoru i pielęgnacji. Dotyczy to zarówno prywatnych, publicznych, jak i komercyjnych przestrzeni. Troska o stan techniczny budynku, jego estetykę i rentowność oraz o otoczenie leży w gestii zarządcy nieruchomości. Może być on jednocześnie właścicielem budynku, ale najczęściej jest osobą lub firmą zatrudnioną do pełnienia powyższych funkcji. Co należy regularnie sprawdzać w nieruchomości? Kto jest za to odpowiedzialny?

Zarządzanie nieruchomością komercyjną– o czym należy pamiętać?

Zakres obowiązków zarządcy jest szeroki. Jego zadaniem jest realizowanie celów właściciela nieruchomości. W zależnościod rodzaju lokalu, jego lokalizacji i przeznaczenia zakres pracy będzie większy lub mniejszy oraz będzie wymagał wysokich umiejętności negocjacyjnych, organizacyjnych, logistycznychi strategicznych. Do obowiązków zarządcy należą wszelkie kwestie finansowe (m.in. przygotowywanie i realizacja budżetu, rozliczanie najemców za zużyte media, wystawianie faktur za czynsz, parking, dokonywanie płatności w imieniu właściciela), techniczne (np. nadzorowanie napraw i konserwacji, rekrutacja firmy ochroniarskiej lub sprzątającej, zlecanie okresowych przeglądów) oraz bieżące (monitorowanie potrzeb najemców, reagowanie na zgłaszane problemy, śledzenie zmian w przepisach czy zgłaszanie awarii do ubezpieczyciela).

Zarządzając nieruchomością komercyjną, należy przede wszystkim pamiętać o dwóch aspektach przewidzianych prawem:

Po pierwsze jest to prowadzenie dokumentacji

Obejmuje ona m.in. aktualny statut budynku, regulamin, wszelkie zarządzenia i instrukcje np. dotyczące korzystania z wind, poczekalni, basenu itd. lub przepisy przeciwpożarowe itp. oraz księgę obiektu budowlanego (KOB). Nieprowadzenie KOB stanowi wykroczenie w świetle prawa i może skutkować grzywną. Zarządca powinien także pilnować umów zawartych z najemcami orazfi rmami świadczącymi usługi dla obiektu, dbać o nieprzekraczanieterminów, regularne wystawianie i opłacanie faktur. Prowadzeniedokumentacji nieruchomości, w zależności od rodzaju lokalu, możestanowić nawet 60% codziennej pracy zarządcy.

Po drugie cykliczne kontrole wymagane przepisami prawa

Dotyczy to kontroli technicznych budynku oraz jego estetyki, a więc czystości i bezpieczeństwa instalacji elektrycznych, grzewczych, wodno-kanalizacyjnych i systemów elektronicznych zainstalowanych w budynku, przewodów kominowych czy kanalizacji i konserwacji. Obowiązek przeprowadzania cyklicznych kontroli wynika z przepisów Prawa Budowlanego (Dz.U. 1974 nr 89poz. 414). Według prawa właściciel/zarządca powinien umożliwić przeprowadzenie przeglądu technicznego co najmniej raz w roku kalendarzowym, a raz na pięć lat powinna być przeprowadzana kontrola stanu technicznego budynku połączona ze sprawdzeniem jego użyteczności oraz estetyki obiektu i otoczenia. W przypadku nieruchomości o powierzchni większej niż 2000 m kw. kontrola jest obligatoryjna co najmniej dwa razy w roku od końca maja do końca listopada. Niedopilnowanie tych wymagań, może nie tylko grozić wysoką grzywną, nałożeniem ograniczeń na nieruchomość lub karą pozbawienia wolności, ale także zagrożeniem zdrowia lub życia użytkowników obiektu.

Kim jest zarządca, a kim administrator nieruchomości?

Zarządca i administrator pełnią różne funkcje, chociaż w języku potocznym często nazwy tych stanowisk są używane zamiennie. Warto jednak wiedzieć, że to na zarządcy, którym może zostać tylko zarejestrowany przedsiębiorca, spoczywa odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie nieruchomości. Może on między innymi podejmować strategiczne decyzje dotyczące generalnych remontów, napraw, najmu i dzierżawy (w tym ustalanie cen), współpracy z usługodawcami (np. firmami sprzątającymi) itd. Administrowanie lokalem jest jednym z elementów pracy zarządcy i może, ale nie musi, być wykonywane przez zewnętrzną firmę. Administrator pełni funkcję nadzorczą i pomocniczą, pod bezpośrednim nadzorem zarządcy. Nie posiada prawa decyzyjnego określonego umową między zarządcą, a właścicielem nieruchomości. Do 2014 roku administrator nieruchomości obligatoryjnie musiał posiadać licencję uprawniającą go do wykonywania zawodu. Obecnie nie jest to wymagane, a wszelkie przepisy, jakim podlega nadzorowanie i opieka nad nieruchomością regulują przepisy Kodeksu Cywilnego, między innymi Ustawa o gospodarce nieruchomościami oraz umowa zawarta pomiędzy zarządcą, a właścicielem nieruchomości.