ASPEKTY PRAWNE MONITORINGU OSIEDLA WE WSPÓLNOCIE MIESZKANIOWEJ

W zakresie „Monitoringu” podstawowymi regulacjami prawnymi obowiązującymi w Polsce są :

- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  z dnia 27 kwietnia 2016r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE.L Nr 119,str.1), czyli tzw. RODO;

- Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781).

Pojęcie monitoring w słowniku języka polskiego definiowany jest jako „stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk” lub „stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym”. Należy mieć na uwadze, iż monitoring jest również formą przetwarzania danych osobowych i z tego też powodu powinien podlegać szczególnej weryfikacji przez administratora. Skoro stosowanie monitoringu wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych wszystkich obserwowanych osób, to korzystanie z monitoringu jest w znacznym stopniu ograniczone i dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, tak aby nie dochodziło do nadmiernej ingerencji w prawa tych osób.  

Szczegółowych uregulowań w zakresie stosowania monitoringu przez podmioty zarządzające nieruchomościami w przepisach krajowych jak i UE nie stworzono, a zatem należy tu stosować generalne zasady określone w RODO.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku nagranych osób jest przesłanka określona w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Zatem podmiot stosujący monitoring może powołać się na prawnie usprawiedliwiony interes administratora danych jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia w obszarze objętym monitoringiem.

Administrator powinien mieć również na uwadze zasady przetwarzania danych osobowych, (art. 5 ust. 1 RODO) a w szczególności:

> zasadę ograniczenia celu (tzn. monitoring może być stosowany wtedy, kiedy inne, mniej inwazyjne metody zapewniania bezpieczeństwa są niewystarczające)

> zasadę minimalizacji poprzez ograniczenie obszaru monitorowania do niezbędnego zasięgu.

Zatem, zakres prowadzonego monitoringu obejmować może więc jedynie nieruchomość wspólną (teren posesji, klatki schodowe etc.), natomiast nie może zaś ingerować w przedmiot indywidualnej własności członków wspólnoty, jakim są lokale mieszkalne oraz użytkowe.

Zatem stosowanie monitoringu może być uzasadnione ważnym celem, takim jak zapewnienie bezpieczeństwa na danym terenie. Monitoring może obejmować jedynie nieruchomość wspólną i powinien mieć na celu nadzór nad miejscami mającymi kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa, czyli ciągami komunikacyjnymi, parkingami, placami zabaw, wejściami do obiektów.

Monitoring nie może naruszać obowiązujących przepisów prawnych - prawa do prywatności czy ochrony dóbr osobistych, a zatem nie może ingerować w przedmiot indywidualnej własności członków wspólnoty, jakim są lokale mieszkalne oraz użytkowe. Niedopuszczalny jest taki montaż kamer, który umożliwia nagrywanie przez okna mieszkańców budynków i ich zachowań. Obserwowanie przy pomocy kamer może więc dotyczyć tylko terenu wspólnoty mieszkaniowej i miejsc ogólnodostępnych, choć i w takim przypadku należy pamiętać, aby nie doszło do naruszenia prawa, które polegać może na nieuprawnionym umieszczeniu nagrań w miejscu publicznym jakim jest np. internet.

Czynności formalne przy montażu monitoringu:

Należy pamiętać, iż decyzja o zainstalowaniu przez wspólnotę mieszkaniową monitoringu stanowi czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu, co oznacza, iż zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (u.w.l.) może zostać podjęta jedynie w drodze uchwały właścicieli lokali. Uchwała o instalacji systemu monitoringu powinna zawierać również zgodę na zakup i instalację monitoringu, określenie sposobu finansowania jego kosztów oraz określenie zasad korzystania z monitoringu.

Dokonując montażu monitoringu wspólnota nie musi odbierać zgody od każdej osoby zamieszkałej we wspólnocie, ale musi przetwarzając dane osobowe wypełnić obowiązek informacyjny w sposób określony w RODO.

Należy dodać, iż każdy właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy (art. 25 ust. 1 u.w.l.). Powództwo takie może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 2 u.w.l.).

Zasady prowadzenia monitoringu:

Na wstępie wskazać należy, iż zarządca wspólnoty mieszkaniowej powinien legitymować się pisemną umową o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Postanowienia dotyczące tego przedsięwzięcia mogą znaleźć się również w umowie o zarządzanie daną nieruchomością. Dopiero owa umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych daje podstawę prawną przetwarzania danych przez zarządcę. Należy bowiem pamiętać, iż w przypadku braku takowej umowy przetwarzający dane osobowe zarządca traktowany jest jako administrator tych danych.

Niewątpliwie monitoring musi się odbywać transparentnie nie tylko dla mieszkańców wspólnoty, ale także wszystkich osób znajdujących się w obrębie jego działania. Zatem, w obszarze monitorowanym należy umieści stosowne tablice informacyjne. Należy pamiętać, iż nie wolno nagrywać z ukrycia, czy też zawieszać atrap, bo to wprowadza w błąd.

Ponadto, należy określić maksymalny czasu przechowywania nagrań, a co za tym idzie możliwości ich przetwarzania oraz obowiązku usunięcia nagrań po określonym czasie.

Problem udostępniania danych z monitoringu.

Dostęp do monitoringu i nagrań powinny mieć tylko wyznaczone osoby, a decyzja o udostępnieniu nagrania powinna rozpocząć się od ustalenia, kim w świetle RODO jest osoba, która zwraca się o nagranie. Ponadto wspólnoty powinny zabezpieczyć się przed dalszym udostępnianiem nagrań, w ten sposób, że przygotują i zobowiążą do wypełnienia przed udostępnieniem nagrania stosownego formularza, w którym przeglądający nagranie zobowiąże się, ze nie udostępni wizerunku w internecie.

Poza tym nagranie z monitoringu może być udostępniane organom ścigania i sądom oraz innym organom administracji publicznej - na ich żądanie wskazujące celu i zakres przetwarzania danych.

Z praktyki wynika, że niestety niektóre wspólnoty mieszkaniowe udostępniają podgląd z kamer właścicielom przy pomocy różnych programów i aplikacji - nie jest to prawidłowa praktyka. Co więcej, w przypadku oglądania sąsiadów przy pomocy aplikacji internetowej możemy dopuścić się po prostu „podglądactwa”, co z kolei można zakwalifikować jako naruszenie naszych dóbr osobistych.

Monitoring prywatny terenu wspólnego

W przypadku monitoringu prywatnego, tj. zamontowanego i uruchomionego np. przez członka wspólnoty monitoring taki powinien obejmować wyłącznie miejsce wejścia do własnego lokalu, bez możliwości rejestracji obrazu pochodzącego z mieszkania sąsiada. Zasadnym jest również, aby właściciel prywatnego urządzenia rejestrującego zawiadomił wcześniej zarządcę nieruchomości o zamiarze instalacji takiej kamery i miejscu montażu. Natomiast wspólnota mieszkaniowa akceptując prywatny monitoring może zastrzec sobie prawo wglądu w nagrania i korzystania z nich w razie potrzeby, bowiem ich przedmiotem jest przecież nieruchomość wspólna. Poza tym właściciel takiego monitoringu umieścił też tablicę informacyjną, z podaniem swoich danych (imię, nazwisko) oraz formę kontaktu (numer telefonu, e-mail).

Kara dla zarządcy za brak umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Za naruszenia prawnych uwarunkowań dotyczących przetwarzania danych przewidziane są różne reżimy odpowiedzialności. Przede wszystkim prezes UODO jako organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych może w decyzji administracyjnej np. nakazać zaprzestanie monitowania określonej przestrzeni lub nałożyć karę administracyjną za naruszenie podstawowych zasad wynikających z RODO. Ponadto możliwe jest wystąpienie z roszczeniem cywilnym o ochronę dóbr osobistych.