Nowe obowiązki prawne dla przedsiębiorców i instytucji publicznych – ochrona sygnalistów

W dniu 17 grudnia 2021 roku wejdą w życie przepisy Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwaną powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r). Przepisy te, nakładają konkretne obowiązki, których spełnienie będzie kontrolowane przez różne instytucje. Brak implementacji mechanizmów o których piszę poniżej, skutkował będzie sankcjami finansowymi, a w skrajnych przypadkach zagrożony jest karą ograniczenia lub pozbawienia wolności do lat 3!

To ważna informacja dla wszystkich przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 pracowników oraz osób zarządzających instytucjami publicznymi w których zatrudnionych jest więcej niż 50 pracowników. Kwestia czasu, bo za 2 lata, przepisy dyrektywy w tym zakresie będą obowiązywały również przedsiębiorców zatrudniających powyżej 50 osób.

Z czym przedsiębiorcy będą musieli się zmierzyć? Dyrektywa nakłada obowiązki dotyczące:

- opracowania procedur związanych ze zgłaszaniem naruszeń przepisów prawa Unii, (katalog tych naruszeń jest katalogiem otwartym i może dotyczyć wielu nieprawidłowości),

- opracowania regulaminu obsługi zgłoszeń,

- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie działań wyjaśniających i następczych,

- przeprowadzanie cyklicznych, przynajmniej corocznych szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej,

- opracowania i uruchomienia bezpiecznych oraz anonimowych i poufnych kanałów zgłoszeniowych,

- a także prowadzenie rejestrów zgłoszeń.

Od lat instytucje unijne podejmują różnego rodzaju działania zmierzające do wyeliminowania, a przynajmniej znacznego ograniczenia procederu określanego mianem prania brudnych pieniędzy, dyrektywa o sygnalistach jest kolejną próbą uszczelnienia systemu o której dosyć głośno w mediach i wśród samych przedsiębiorców.

Tymczasem mało kto wie, iż 31 lipca 2021 zaczęły obowiązywać przepisy znowelizowanej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W myśl tej ustawy pośrednicy w handlu nieruchomościami, firmy wynajmujące lokale osobom prawnym oraz instytucjom publicznym są tzw. instytucjami obowiązanymi. (art. 2 ust. 1 pkt 16 ppkt. c)

Nie bez powodu zacząłem od informacji dotyczącej ochrony sygnalistów i dyrektywy, której przepisy wejdą w życie w dniu 17 grudnia 2021. Podczas gdy spora grupa deweloperów i zarządców nieruchomości spokojnie oczekuje na wyznaczony przez dyrektywę deadline. W dniu 12 października 2021r. Prezes Narodowego Banku Polskiego, nałożył pieniężną karę administracyjną na Pocztę Polską w wysokości 50.000 zł. W uzasadnieniu decyzji czytamy, iż kara jest skutkiem braku szkoleń oraz procedur dotyczących ochrony „sygnalistów”, a także braku odpowiedniego kanału zgłoszeniowego.

JAK TO MOŻLIWE? Przecież dyrektywa ma wejść w życie dopiero w grudniu?

Ponieważ art. 53 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zobowiązuje „instytucje obowiązane”, w tym także pośredników w handlu nieruchomościami oraz zarządców nieruchomości, którzy wynajmują lokale osobom prawnym lub instytucjom publicznym, do opracowania stosownych procedur, przeszkolenia personelu i uruchomieniu kanałów zgłoszeniowych już od 31 lipca 2021r.

Ogólnospołeczna euforia po zdjęciu większości obostrzeń covidowych, umożliwienie nam przemieszczania się, wyjechania na wakacje spowodowały najprawdopodobniej iż temat ten został całkowicie przespany zarówno przez samych przedsiębiorców, jak i obsługujące ich kancelarie prawne.

Lista instytucji obowiązanych jest naprawdę imponująca. Dlatego jeśli masz wątpliwości czy Twoja działalność objęta jest przepisami ustawy zajrzyj do dziennika ustaw lub skontaktuj się z nami. Brak wdrożenia może być dotkliwy, nie tylko dla firmy, ale i dla Ciebie.

Dlaczego nie unikniesz wdrażania procedur i corocznych szkoleń? Bo założenia opisywanych aktów prawa, mają na celu SKUTECZNE ograniczenie zjawiska prania pieniędzy oraz naruszania, czy też łamania przepisów prawa Unii. Dlatego kontrola różnych transakcji jest wielopoziomowa. Jeśli pośrednik handlu nieruchomości nie zgłosi podejrzanej transakcji, to zrobi to notariusz lub biuro rachunkowe. Wtedy administracja skarbowa, prześledzi ścieżkę transakcyjną i szybko wychwyci, że wpłynęły dwa lub trzy zgłoszenia w konkretnej sprawie, a w łańcuchu tej transakcji występuje jeszcze jeden podmiot, od którego zgłoszenia nikt nie otrzymał…

Jak w takim przypadku będą reagowały organy i instytucje nadzorujące implementację przepisów do naszych organizacji? Przypuszczam, że reakcja nie będzie należała do najprzyjemniejszych.

Część przedsiębiorców, swój chrzest bojowy w zakresie tworzenia i implementacji procedur przeszła po tym jak w naszej rzeczywistości pojawiło się RODO. Ci którzy poradzili sobie z procedurami dotyczącymi bezpiecznego przetwarzania danych, poradzą sobie pewnie i z ochroną sygnalistów. Prawdziwym wyzwaniem będzie organizacja bezpiecznego kanału zgłoszeniowego. Kanał ten musi zapewniać poufność i anonimowość sygnalisty. Mały błąd w obsłudze zgłoszenia może doprowadzić do zidentyfikowania sygnalisty lub osób z nim związanych, które również podlegają ochronie prawnej.
A tego wszyscy chcieliby uniknąć.

Zespół ekspertów firmy Fine Data daje możliwość do bezpłatnej konsultacji oraz współpracy w zakresie wdrażania procedur wynikających zarówno z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, jak i Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Jeśli ochrona sygnalistów jest dla Ciebie zagadnieniem nowym lub niezrozumiałym, masz pytania dotyczące organizacji kanałów zgłoszeniowych i obsługi zgłoszeń, czekam na Twój kontakt. W skład zespołu specjalistów wchodzą prawnicy, inspektorzy ochrony danych czy audytorzy. Naszym klientom oferujemy kompleksowe usługi z którymi możesz zapoznać się wchodząc na stronę www.finedata.pl.

Fine Data – my już wiemy jak!

Rafał Górny
Specjalista ds. wdrożeń Fine Data
Inspektor ochrony danych