Notariusz i wspólnota - konieczność czy niepotrzebny wydatek?

Kiedy wspólnota potrzebuje notariusza?

W pewnych sytuacjach, wspólnota mieszkaniowa musi skorzystać z pomocy notariusza. Czasem taka pomoc może być jednak zbędnym wydatkiem.

W wielu przypadkach, prawo nie przewiduje konieczności skorzystania z pomocy notariusza, ale strony czynności prawnej mimo wszystko wolą udać się do rejenta. Notariusz jest bowiem osobą zaufania publicznego oraz funkcjonariuszem publicznym. Jego pomoc ma zagwarantować, że wszystkie formalności zostaną dopełnione. Z usług notariuszy dość często korzystają wspólnoty mieszkaniowe. Czasem ma to związek ze sporem pomiędzy osobami posiadającymi własność lokali. W takiej sytuacji, zarząd wspólnoty może zdecydować się na dobrowolne skorzystanie z pomocy notariusza, aby utrudnić podważenie podjętych uchwał (na podstawie artykułu 25 ustawy o własności lokali lub artykułu 189 kodeksu postępowania cywilnego). Eksperci 4FS wyjaśniają w jakich sytuacjach pomoc notariusza ma jedynie charakter dodatkowego zabezpieczenia, a kiedy faktycznie jest niezbędna.

Notariusz pomaga np. przy zarządzie powierzonym

Informacji o tym, kiedy wspólnota mieszkaniowa powinna skorzystać z pomocy notariusza, trzeba szukać przede wszystkim w ustawie o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (Dz. U. 1994 nr 85 poz. 388). Wspomniany akt prawny informuje, że właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokalu albo w później zawartej umowie określić sposób zarządu nieruchomością wspólną. Najczęściej chodzi o powierzenie zarządu osobie fizycznej lub prawnej, która przejmuje rolę zarządcy. Sporną kwestią jest to, czy w opisywanej sytuacji może funkcjonować również zarząd właścicielski (zobacz: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2017 r. o sygn. akt I CZ 4/17 oraz Uchwała SN z dnia 9 lutego 2017 r. z sygn. akt III CZP 106/16).

Artykuł 18 ustawy o własności lokali wskazuje, że nie tylko ustanowienie zarządu powierzonego w umowie wymaga dochowania formy notarialnej. Również zmiana ustalonego wcześniej sposobu sprawowania zarządu powierzonego powinna nastąpić z pomocą notariusza. Chodzi o przyjęcie odpowiedniej uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Wspomniana uchwała jest bardzo ważna, ponieważ później na jej podstawie zostaje dokonany wpis do księgi wieczystej gruntu zajętego przez budynek. O wymaganiach związanych z pomocą notariusza mówi między innymi Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2009 r. (sygn. akt III CZP 129/08). Czytamy w niej, że zmiana zarządcy wymaga podjęcia uchwały właścicieli lokali, zaprotokołowanej przez notariusza (według artykułu 18 ust. 2a ustawy o własności lokali).

Warto wiedzieć, że pomoc notariusza będzie potrzebna również podczas przyjmowania uchwały udzielającej zarządowi lub zarządcy pełnomocnictwa do zawarcia umowy w sprawie przekraczającej zakres zwykłego zarządu. Taki wyjątkowy wymóg związany z zaprotokołowaniem uchwały przez notariusza występuje tylko, jeżeli wspomniana umowa, którą zarząd będzie zawierał na podstawie pełnomocnictwa, wymaga formy notarialnej. Przykładem może być zakup nieruchomości, do którego członkowie wspólnoty upoważniają zarząd lub zarządcę.

Brak obecności notariusza nie unieważnia uchwały

W kontekście ustawowych wymagań może rodzić się pytanie, czy uchwała o zmianie powierzonego zarządu będzie skuteczna jeśli przyjęto ją bez udziału notariusza. Najpierw warto oczywiście podkreślić, że taka sytuacja nie powinna w ogóle mieć miejsca. Jeżeli jednak już do niej doszło, to trzeba wziąć pod uwagę orzecznictwo Sądu Najwyższego. W Wyroku SN z dnia 11 stycznia 2007 r. (sygn. akt II CSK 370/06) czytamy, że: „uchybienia formalne, jakich dopuszczono się przed zebraniem, mogą być podstawą do uchylenia podjętych na nim uchwał tylko wtedy, jeżeli zostanie dowiedzione, że miały wpływ na treść tych uchwał”. Inne wyroki najważniejszego polskiego sądu również wskazują, że w przypadku wspólnot mieszkaniowych decydująca jest wola członków, a kwestie formalne schodzą na nieco dalszy plan.

W analizowanym kontekście, ważna wydaje się także treść Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 lutego 2006 roku (sygn. akt I CK 336/06). Czytamy w nim, że wadliwa uchwała wspólnoty może stać się wiążąca jeśli nie zaskarżono jej w ciągu 6 tygodni (zgodnie z artykułem 25 ustawy o własności lokali). Późniejsze unieważnienie podjętej uchwały przy wykorzystaniu art. 189 kodeksu postępowania cywilnego i art. 58 kodeksu cywilnego, może mieć jedynie charakter nadzwyczajny. Na podstawie przytoczonych powyżej oraz innych orzeczeń Sądu Najwyższego można wnioskować, że brak spełnienia wymogu dotyczącego zaprotokołowania przez notariusza uchwały o zmianie zarządu powierzonego, nie spowoduje jej automatycznej nieważności. Nie należy jednak rezygnować z pomocy rejenta, gdyż to stwarza pretekst do zakwestionowania wyjątkowo ważnej uchwały.

Stawka za protokołowanie zebrań jest już dość niska

Artykuł 104 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91) ustala ogólne zasady protokołowania wszystkich zebrań wspólnoty mieszkaniowej - nie tylko tych, które muszą się odbyć z udziałem notariusza. Wspomniana ustawa informuje między innymi, że protokół z zebrania w formie aktu notarialnego podpisuje przewodniczący takiego zgromadzenia oraz notariusz. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej wskazuje natomiast, że maksymalne wynagrodzenie notariusza za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej wynosi 300 zł + 23% VAT.

Podana powyżej stawka w obecnych warunkach nie jest szczególnie atrakcyjna dla rejentów (m.in. ze względu na wieloletnią inflację). Dlatego notariusze wymagają, aby wspólnota sprawnie przygotowała i dostarczyła wszystkie wymagane dokumenty oraz informacje. Zazwyczaj chodzi o proponowaną treść uchwały, listę do głosowania, listę obecności, zawiadomienie o zwołaniu zebrania oraz numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej.